Mία καλή πρόταση, κερδίζει την δουλειά!

Βρισκόμαστε σε μία περίοδο που αναδύονται σημαντικές ευκαιρίες στον τομέα της ηλιακής ενέργειας & γενικότερα των ΑΠΕ, για την εξασφάλιση συμβάσεων στον δημόσιο αλλά και στον ιδιωτικό τομέα. Αν είστε επαγγελματίας, διαβάστε πως να γράψετε μία καλή πρόταση – προσφορά σύμβασης!

Οι εγκαταστάσεις φωτοβολταϊκών συστημάτων κάνουν όλο και περισσότερο την εμφάνισή τους στην Ελλάδα και στην ΕΕ το τελευταίο διάστημα. Αυτό το γεγονός σημαίνει πως δημιουργούνται ουσιαστικά σημαντικές ευκαιρίες στον τομέα της ηλιακής ενέργειας και γενικότερα των ανανεώσιμων πηγών, για την εξασφάλιση συμβάσεων στον δημόσιο αλλά και στον ιδιωτικό τομέα. Ο ανταγωνισμός, ωστόσο, είναι ιδιαίτερα υψηλός. Στο παρόν άρθρο, αναφέρονται συγκεκριμένες προσεγγίσεις και στρατηγικές, προκειμένου να δημιουργήσετε σωστές και ολοκληρωμένες προστάσεις, που θα σας κάνουν να ξεχωρίσετε και κατ` επέκταση να έχετε μεγαλύτερες πιθανότητες επιτυχίας, όσο αφορά τη δημιουργία προτάσεων για δημόσιες συμβάσεις σε Ελλάδα και γενικότερα στην ΕΕ.  

Aρχικά εστιάστε στην εξειδίκευσή σας 

Είναι σημαντικό να εστιάσετε στην εξειδίκευση της εταιρίας σας όταν γράφετε την πρότασή σας. Εάν διαθέτετε εξειδικευμένο προσωπικό στον τομέα των φωτοβολταϊκών και των ανανεώσιμων πηγών ενέργειας, καθώς και έμπειρη ομάδα εγκατάστασης, φροντίστε να συμπεριλάβετε το προφίλ του κάθε σας συνεργάτη ατομικά, μαζί με το βιογραφικό τους.   

Προσδιορίστε την εμπειρία τους, που σχετίζεται ιδιαίτερα με το συγκεκριμένο έργο που θέλετε να κερδίσετε και αναφέρετε για ποιους λόγους ακριβώς η εμπειρία τους είναι παρόμοια. Είναι επίσης σημαντικό να σημειώσετε πόσο καιρό βρίσκονται στην επιχείρησή σας και τι ακριβώς θα αναλάβει καθένας από αυτούς. Για παράδειγμα, εάν διαθέτουν εμπειρία στην δημιουργία σχεδίων που μειώνουν σημαντικά το κόστος, παρέχοντας την ίδια απόδοση ενεργειακά, συμπεριλάβετε μελέτες που δείχνουν πως ακριβώς κατάφεραν κάτι αντίστοιχο στο παρελθόν. 

Παρέχετε λεπτομερείς μελέτες 

Τα περισσότερα αιτήματα για προτάσεις ή προσφορές θα σας ζητούν πληροφορίες σχετικά με την προηγούμενη εμπειρία σας. Αυτό αποτελεί μια ευκαιρία προκειμένου να δείξετε την εμπειρία σας αυτή και είναι απαραίτητο να μπείτε σε λεπτομέρειες σχετικά με προηγούμενα έργα που αναλάβατε στο παρελθόν στον τομέα των φωτοβολταϊκών συστημάτων. Συμπεριλάβετε τη λεπτομερή περιγραφή της εργασίας, δηλαδή την επιλογή της τοποθεσίας, τον σχεδιασμό, την κατασκευή και τη συντήρηση. 

Είναι ουσιώδες ν` αφιερώσετε χρόνο και ν` αναφερθείτε στις προκλήσεις που συναντήσατε κατά την υλοποίηση του έργου και πως ακριβώς καταφέρατε να τις ξεπεράσετε. Για παράδειγμα, είχατε περιορισμένη πρόσβαση στην τοποθεσία ή μήπως πάλι χρειάστηκε να ολοκληρώσετε την κατασκευή μέσα σε πολύ περιορισμένα χρονικά όρια; Εφόσον συνέβη κάτι τέτοιο, πως καταφέρατε να ξεπεράσετε τα ζητήματα αυτά;  

Έχει σημασία να παρουσιάσετε λεπτομερώς το βασικό προσωπικό σας το οποίο ασχολήθηκε με το έργο και ν` αναφέρετε εάν θα αποτελέσει μέρος του νέου προτεινόμενου έργου για τη σύμβαση την οποία επιθυμείτε να εξασφαλίσετε. Αυτό θα δείξει συνέπεια και ικανότητα υλοποίησης όλων των συμπερασμάτων στα οποία έχετε καταλήξει με βάση την εμπειρία σας.  

Ο εξοπλισμός και οι μέθοδοι εγκατάστασης που χρησιμοποιήσατε στο παρελθόν θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθούν σε οποιαδήποτε σύνοψη προηγούμενων έργων. Γράψτε γι` αυτά στην πρότασή σας, καθώς ενδέχεται να χρησιμοποιήσετε τις ίδιες μεθόδους και την εμπειρία που έχετε αποκτήσει με τα πάνελ, τους μετατροπείς ισχύος και με τον υπόλοιπο εξοπλισμό.

Τονίστε τα πλεονεκτήματα των προτεινόμενων πάνελ, μετατροπέων και του όλου εξοπλισμού  

Είναι δύσκολο για τους υποψήφιους πελάτες σας να συγκρίνουν τιμές, ιδίως όταν δεν έχουν υποδείξει συγκεκριμένα είδη πάνελ, μετατροπέων ισχύος και βάσεων στήριξης. Όταν προτείνετε κάποιο συγκεκριμένο τύπο πάνελ ή μετατροπέα, αφιερώστε χρόνο καταγράφοντας τα πλεονεκτήματά τους. Δεν θα πρέπει απλά να επισυνάψετε τις προδιαγραφές τους, αλλά να γράψετε συγκεκριμένα μία σύνοψη και να τονίσετε ξακάθαρα τα συγκεκριμένα πλεονεκτήματα.

Έχει επίσης σημασία ν` αναφέρετε το κόστος για ολόκληρη τη διάρκεια ζωής και λειτουργίας της εγκατάστασης. Για παράδειγμα, κάποια εταιρία με χαμηλότερη οικονομική προσφορά ενδέχεται να προσφέρει μικρότερο κόστος αρχικής εγκατάστασης, αλλά στην ουσία το συνολικό κόστος σε βάθος χρόνου να είναι τελικά μεγαλύτερο, λόγω του πιο συχνού και αυξημένου κόστους συντήρησης, αλλά και της πτώσης της απόδοσης σε ένα χρονικό πλαίσιο 15-20 ετών. Εάν η πρότασή σας έχει χαμηλότερο συνολικό κόστος, είναι εξαιρετικά σημαντικό να το αναφέρετε ρητώς (πιθανότατα και με κάποιο σχετικό γράφημα), ώστε να εξασφαλίσετε για την επιχείρησή σας μεγαλύτερη αξιοπιστία αναφορικά με την πρότασή σας και να δικαιολογήσετε γιατί η προσφορά σας φαινομενικά δείχνει να έχει αρχικά μεγαλύτερο κόστος.

Προσφέρετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα συντήρησης 

Οι δημόσιοι και ιδιωτικοί οργανισμοί στην Ελλάδα και στην Ευρώπη αναζητούν κατά κύριο λόγο μακροπρόθεσμες λύσεις όσον αφορά τις προτάσεις τους για συμβάσεις στον τομέα της ηλιακής ενέργειας και των ανανεώσιμων πηγών. Όταν πραγματοποιείτε την πρότασή σας για τον σχεδιασμό, την κατασκευή και τη συντήρηση ενός έργου, είναι σημαντικό να δώσετε βάρος στον τομέα της συντήρησης. Για να δημιουργήσετε μια πιο ελκυστική πρόταση όσον αφορά λοιπόν την συντήρηση, θα πρέπει να πείσετε τον αναγνώστη / αγοραστή πως:

1.       Διαθέτετε μία αξιόπιστη επιχείρηση, η οποία είναι οικονομικά σταθερή, διαθέτοντας γερές βάσεις που θα έχει τη δυνατότητα να υποστηρίξει το έργο και τη συντήρησή του, όπως υπόσχεται, για 10 ή 15 χρόνια.  

2.       Έχετε δημιουργήσει ένα πλήρες σχέδιο για την απόδοση των πάνελ, πως μπορείτε να τακτοποιήσετε άμεσα το όποιο τεχνικό πρόβλημα προκύψει και πως θα φροντίσετε να συντηρήσετε και ενδεχομένως να αναβαθμίσετε το σύστημα όταν αυτό είναι απαραίτητο.  

3.       Διαθέτετε εξειδικευμένο προσωπικό συντήρησης και ισχυρά συστήματα που θα σας επιτρέψουν να καταγράψετε την απόδοση των πάνελ.  

Ένα λεπτομερές πλάνο συντήρησης είναι ικανό να δείξει τη δέσμευσή σας στη μακροπρόθεσμη απόδοση του έργου. Σε περίπτωση που έχετε πραγματοποιήσει και αναβαθμίσει αντίστοιχα συστήματα στο παρελθόν, αξίζει να παρουσιάσετε την εμπειρία σας, με σκοπό ο υποψήφιος πελάτης να σας εμπιστευτεί περισσότερο.  

Χρησιμοποιήστε γραφικά και infographics για την παρουσίαση πολύπλοκων προτάσεων με πιο απλό και κατανοητό τρόπο 

Ορισμένες φορές οι λύσεις που καλείται να προσφέρει η ομάδα των μηχανικών σας είναι πολύ τεχνικές. Για να κερδίσετε την σύμβαση με την προσφορά σας, ίσως να είναι απαραίτητο να συνοψίσετε αυτά τα τεχνικά στοιχεία με εύκολα στην κατανόηση γραφικά.  

Το γεγονός αυτό θα βοηθήσει το μη-τεχνικό προσωπικό που αξιολογεί την πρόταση να κατανοήσει τι ακριβώς προτείνετε και να δημιουργήσει μια συνοπτική εικόνα των σημείων στα οποία διαφέρει η πρότασή σας. Τα inforgraphics αποτελούν έναν εξαιρετικό τρόπο παρουσίασης της προσφοράς σας, συμπεριλαμβάνοντας τα πιο βασικά στοιχεία των όσων προτείνετε και πείθοντας τον αναγνώστη πως η πρότασή σας είναι πιθανότατα η πιο ελκυστική.  

Info Tip

Ο Δημήτριος Τσακούνης (Jason Cooney) είναι διευθυντής της Tsaks Consulting (tsaksconsulting.gr) μιας συμβουλευτικής εταιρίας στον τομέα της συγγραφής προσφορών, που βοηθά επιχειρήσεις στην δημιουργία και κατάθεση προσφορών και προτάσεων παγκοσμίως.